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이런 고민에 빠져 있는 부장님, 과장님들에게 기쁜 복음서가 될 노하우를 소개한 책이 나왔다. 미국에서 화제가 되고 있는 이 책은 심리학자이자 조직개발훈련 컨설턴트로서도 활약하고 있는 다나 제넷 여사가 쓴 것으로 제목하여 <그런 일은 부하직원에게 맡겨라!>.
이 책의 주요 등장인물은 두 사람. 자기 혼자 모든 일을 짊어지고 가다 과로로 쓰러지기 일보 직전인 ‘패전팀’의 제임스. 그리고 이와는 정반대로 자신이 맡은 업무를 충실히 수행함과 동시에 부하직원에게도 적절히 업무를 나누어 맡김으로써 업무와 사생활 양쪽 모두를 충실하게 보내고 있는 ‘승리팀’의 존스라는 인물이 등장한다. 패전팀의 제임스가 승리팀의 존스에게 한 수 가르침을 구하는 형식으로 구성된 이 책에는 승리팀의 존스가 ‘업무개조’의 노하우를 명확하게 하나하나 짚어나가고 있다.
존스가 전수해주고 있는 핵심 노하우는 바로 ‘부하직원에게 업무를 잘 나누어 맡긴다’는 것이다. 존스의 이런 비법은 다음과 같은 충고로 구성되어 있다.
▲업무 내용을 부하직원에게 확실하게 설명한다. ▲일을 시킬 때는 구체적으로 지시한다. ▲부하직원이 상사로부터 무엇을 요구받고 있는지 충분히 이해하고 있는가를 확인하기 위해 업무내용을 복창시킨다.
우리는 너무 자잘한 것까지 말하는 상사라는 소리는 듣고 싶어하지 않는다. 될 수 있으면 믿음직하고 든든한 상사로 존경받고 싶다. 그런 기분 때문에 부하직원들에게 무슨 일을 시켜야 할 때도 그저 “우선 이거 하나 좀 해 줘”라는 식의 애매한 지시로 끝낸다. 부하직원은 또 부하직원대로 “상사가 하는 말을 대충 이해는 했다. 그러나 내가 다시 상세한 설명이나 확인을 해 주기를 요구한다면 무능력한 녀석이라고 생각하지 않을까 두렵다”는 걱정 때문에 제대로 확인하지 않고 넘어가는 경향이 있다.
그 결과 지시했던(혹은 지시할 작정이었던) 업무가 생각한 대로 이루어지지 않아 업무지시를 내린 당신은 부하직원에게 실망하고 그 뒤처리 때문에 쓸데없는 업무가 늘어난 것에 분개한다. 한편 부하직원은 부하직원대로 업무를 끝냈음에도 불구하고 제대로된 평가를 받지 못하게 돼 시킨 상사에게 불신감을 갖게 된다. 이와 같은 불행한 사태가 발생하는 것을 피하면서 부하직원들에게 능력있는 관리직이 되기 위한 그 첫걸음이 바로 앞에서 예를 든 간단한 노하우에 있는 것이다.
관리직에게 요구되는 능력은 비단 부하를 관리해서 결과물을 내놓는 것뿐만 아니라, 부하의 잠재능력까지 파악하여 키워주는 것일 것이다. 이런 의미에서 이 책은 관리직으로서의 자신뿐만 아니라 부하직원도 함께 이끌어나가며 일할 때의 중요한 포인트를 잘 설명해 주고 있다고 할 수 있을 것이다.
■일 부담도 체크리스트
▲시킨 일을 정확하게 해낼지 어떨지 믿을 수가 없어서 부하직원에게는 책임있는 일을 시키지 않는다.
▲부하직원을 시키는 것보다 차라리 내가 하는 것이 더 편하다고 생각하고 있다.
▲이미 일이 산더미처럼 쌓여 있음에도 불구하고, 계속해서 일은 쌓여만 가고 있다.
▲책상 위에 쌓여있는 서류와 컴퓨터를 쳐다만 보고 있어도 진절머리가 나고 피로를 느낀다.
▲부하직원을 지도해 주거나, 트레이닝할 시간이 없다고 느낀다.
▲자신이 좋아하는 일에 쓰는 시간이 점점 줄어들고 있다고 느낀다.
■일을 맡기는 테크닉
▲업무를 끝내야 하는 기간을 명확하게 알려준다.
▲업무와 동반해 부하직원이 가질 수 있는 권한의 수준을 확실히 인식시켜준다. 부하직원의 능력과 경험, 맡기는 업무의 중요성과 위험도를 고려해 다음과 같이 권한을 세 단계로 나눈다.
레벨1:어떤 식으로 업무를 처리할 수 있는지 그 방법을 제안하게 한다.
레벨2:최선의 업무처리방법을 제시하고 그 방식대로 업무를 처리하게 한다.
레벨3:그 업무에 관한 전반적인 권한을 모두 맡긴다.
▲업무의 진행상황을 듣고 체크 포인트 미팅을 갖는다.
▲업무가 완료된 후 잘한 점, 개선점에 대해 보고회를 갖는다.