딱 10시까지만 회의 시~작
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◆‘대충은 노~’ 너의 일을 알라
전문가들의 연구에 따르면 일을 잘하는 사람은 자신의 일의 내용을 구체적으로 설명하는 반면, 늘 일의 결과가 나쁜 사람은 일의 내용을 막연하게만 파악할 뿐 제대로 설명하지 못한다고 한다. 자신이 할 일을 구체적으로 파악하면 시간이 얼마나 걸릴지도 분명하게 알 수 있다. 특히 일을 처음부터 끝까지 혼자서 처리해야 하는 경우 이러한 업무 파악은 더욱 중요하다. 코앞에 닥친 일을 처리하기 위해 허둥대는 것이 아니라, 장기적인 계획을 세워 효율적으로 시간을 사용할 수 있기 때문이다.
◆자신의 스케줄을 공개하라
함께 일하는 사람들 간에 커뮤니케이션이 원활하면 그만큼 일의 진행이 빨라지는 것은 당연지사. 원활한 커뮤니케이션을 위해 자신의 스케줄을 모든 사람이 볼 수 있도록 공개를 해보면 어떨까. 그러면 자신이 다른 일로 바쁠 때 방해를 받는 일이 적어지고, 다른 사람들도 이야기를 꺼내기 쉬운 타이밍을 알 수 있다.
◆남는 시간을 낭비하지 말라
각각의 일에 얼마나 시간이 필요할지 미리 파악해 두었다면 그에 따라 자신이 사용할 수 있는 시간의 전체적인 계획을 세워야 한다. 이때 ‘머리를 쓰지 않아도 되는 일’의 목록을 만들어 두었다가 일과 일 사이의 남는 시간에 처리하면 흐지부지 낭비하는 시간을 효율적으로 쓸 수 있다.
◆말 걸 땐 언제나 “5분만…”
다른 사람에게 이야기를 꺼낼 때에는 “5분 정도 시간 있으세요?”라고 미리 시간을 말해두면 좋다. 상대방의 입장에서는 대화에 어느 정도 시간이 걸릴지 미리 알 수 있기 때문에 그만큼 부담이 적어진다. 따라서 거절하지 않고 흔쾌히 응할 가능성이 높아진다.
◆회의 마치는 시간을 정하라
거래처와의 약속시간은 다가오는 데 회의는 안 끝나고… 그렇다고 중간에 나갈 수도 없고…. 이런 난처한 경험이 직장인이라면 한번쯤 있을 것이다. 이참에 회의 마치는 시간을 미리 정해놓으면 어떨까. 참석자들 간에 질질 늘어지던 토론이 밀도 있어지고 집중력과 이해도가 높아질 것이다. 더구나 회의 후 약속을 펑크낼 일도 없으니 일석이조다. 결론이 나지 않더라도 일단 정해진 시간에 회의를 끝내는 것이 중요하다. 각자 생각을 정리한 후 나중에 다시 회의를 가지면 더 훌륭한 아이디어가 나오지 않을까.
박영경 해외정보작가 world@ilyo.co.kr