그동안 공인전자문서센터에 보관하고 있는 전자화문서에 대한 원본증명서를 종이로 출력하는 경우, 대상 문서는 원본 그대로만 출력되고 어떠한 증빙 정보도 인쇄되지 않아 원본증명서로 증명하려는 대상이 맞는지 쉽게 알 수 없었다. 이 때문에 법원, 금융권 등 여전히 종이 원본을 요청하는 기관에 센터에 보관된 전자화문서를 종이 원본증명서와 함께 종이로 출력해 제출하려고 하는 경우 접수가 되지 않거나 원본 제출을 대비해 종이문서를 별도 보관하는 등 이용자 불편사항이 있었다.
KISA는 이를 개선하기 위해 공인전자문서센터에 보관된 전자문서의 일부 영역에 증명서 일련번호, 발급일자 등 원본증명서의 증빙 정보를 표시하고 원본증명서와 전자문서 모두 하나의 연결된 문서로 출력하여 출력과정에서 임의로 페이지 누락이나 추가가 불가능하도록 쪽번호를 표시하도록 했다. 또한 원본증명서에는 증명서 진위를 바로 확인을 할 수 있는 QR코드 또는 URL, 공인전자문서센터의 문서 보관 및 증명서 효력에 관한 근거법령도 명시하도록 했다.
현재 금융권은 종이문서 스캔으로 전자화에 적극 나서고 있음에도 불구하고 대출 관련 종이문서 등은 원본 제출에 대비해 스캔 후에도 종이형태로 막대한 양을 보관 중이다. 원본증명서와 전자문서의 출력 규격이 개선됨에 따라 센터에서 연내 변경 사항을 적용하게 되면 전자화된 문서가 공인전자문서센터에 보관될 경우 원본 제출이 필요한 서류의 신속한 제출 및 원본 종이문서의 폐기가 가능해져 이용자들의 원본 종이문서 보관 비용과 복잡한 관리 절차를 줄일 수 있다.
진흥원 주용완 인터넷기반본부장은 “지금은 종이문서 중심의 업무 환경에서 전자문서 환경으로 넘어가는 과도기적 상황으로 전자문서를 종이문서로 출력·활용하는 경우가 아직 필요하다”며 “전자문서의 활용 범위 확대는 물론 업무 전과정의 전자화를 앞당기기 위해 전자문서 유통·활용에 존재하는 불편함을 적극적으로 개선하겠다”고 말했다.
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